La désignation de ce gestionnaire incombe à l'assemblée qui statue par voie de suffrage à la majorité des voix des deux tiers (2/3) des membres présents ou représentés pour un mandant d'une durée de deux (2) ans, renouvelable, pour la même durée, autant de fois que l'assemblée le juge nécessaire. L'administrateur peut démissionner, et il peut être mis fin à ses fonctions dans les mêmes conditions que celles édictées pour sa désignation. En cas de révocation, l'assemblée qui en a ainsi décidé doit procéder aussitôt à son remplacement. A défaut de désignation de l'administrateur par l'assemblée, le président de l'assemblée populaire communale se substitue à elle et désigne un administrateur pour la même durée. La désignation d'un administrateur par décision du président de l'APC est également prévue si l'administrateur en place se désiste de ses fonctions ou en cas d'empêchement prolongé ou de carence de sa part à exercer la mission qui lui a été confiée par l'assemblée dans la mesure où celle-ci n'a pas procédé à son remplacement. Une telle décision serait alors prise sur saisine de la majorité des copropriétaires et/ou occupants de l'immeuble. Qu'elle émane de l'assemblée des copropriétaires ou, le cas échéant, du président de l'APC, la décision portant nomination de l'administrateur lui alloue une indemnité qui doit être équivalente au moins à cinq pour cent (5%) de la valeur locative des locaux composant l'immeuble ou l'ensemble immobilier. Sur cette base originale d'évaluation des honoraires de l'administrateur, deux remarques : S'agit-il de la valeur locative des parties privatives qui a le mérite d'être fixée par l'administrateur fiscale ou de la valeur locative totale de l'immeuble, à supposer qu'elle existe au niveau des services fiscaux ? Il n'y a aucune relation entre la valeur locative de l'immeuble et l'importance des tâches exécutées effectivement par l'administrateur ; alors pourquoi ne pas retenir comme cela se pratique ailleurs, en France par exemple, un pourcentage calculé à la fois sur les charges versées par les copropriétaires et le montant des dépenses effectivement exposées par l'administrateur ? En attendant, le strict respect de la réglementation en vigueur implique de faire référence à la valeur locative à raison, forfaitairement de 5% de son montant. Avant d'aborder le rôle de l'administrateur, il convient de situer la position juridique de ses fonctions. En tant qu'agent et mandataire de l'assemblée des copropriétaires et/ou occupants, et à ce titre, il est soumis aux dispositions des articles 571 et suivants du code civil relatives aux éléments du mandat. Selon ledit article 571, « le mandat ou procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom. » On doit savoir également que : « Le mandataire doit toujours, dans l'exécution du mandat, y apporter la diligence d'un bon père de famille » (art. 576) ; « le mandataire ne peut pas user, dans son propre intérêt, des biens du mandant. » (art 578) A la base de l'exécution de son mandat, l'administrateur doit se reporter : Au règlement de copropriété ; aux décisions de l'assemblée générale des copropriétaires. Il est, en effet, tenu de faire respecter les clauses de ce règlement, d'en appliquer les sanctions et, si son intervention est inopérante, d'en faire état à l'assemblée afin que celle-ci prenne toutes les mesures nécessaires. C'est à lui qu'il appartient d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien. Il veille à la tranquillité dans l'immeuble, gère les parties communes, en assure l'entretien nécessaire et assure l'hygiène et la sécurité de l'immeuble. Il engage et congédie les concierges et le personnel d'entretien et fixe les conditions de leur travail conformément à la législation et à la réglementation en vigueur et selon les décisions de l'assemblée générale qui a seule qualité pour fixer le nombre et la catégorie des emplois. Il détient l'ensemble des archives de l'assemblée notamment : Toutes les conventions, pièces, correspondances, plans, documents de toute nature relatifs à l'immeuble et à la collectivité des copropriétaires et/ou occupants. Les registres de l'assemblée et plus spécialement ceux qui contiennent les procès-verbaux et les pièces annexées dont il est habilité à délivrer des copies ou extraits qu'il certifie conformes. Les pièces et registres comptables. La liste établie est tenue à jour par ses soins, de tous les copropriétaires et/ou occupants avec l'indication des lots qui leur appartiennent. L'administrateur de l'immeuble élabore le budget prévisionnel qu'il soumet au vote de l'assemblée et, après approbation, il en assure l'exécution. A ce titre, il est habilité à exiger : Le versement par l'ensemble des occupants de la quote-part leur incombant pour couvrir les frais découlant de la première catégorie des charges. Le versement par les copropriétaires d'une provision, spéciale en début d'exercice pour l'exécution des résolutions de l'assemblée ayant trait, notamment, aux travaux d'entretien et de grosses réparations, d'amélioration, d'addition de locaux privatifs, de surélévation ou de reconstitution. Et, en cas d'urgence, l'administrateur convoque immédiatement une assemblée pour décider par exemple de l'ouverture du chantier et de son approvisionnement ainsi que du versement par les copropriétaires d'une provision spéciale. Tout immeuble ou ensemble immobilier doit impérativement être assuré contre les risques qui peuvent l'atteindre ainsi que la collectivité qu'il représente pour la couvrir dans sa responsabilité civile engagée par les fautes de ses concierges et autres employés et des dommages causés du fait des parties communes. En tant que mandataire de la collectivité des copropriétaires et/ou occupants, l'administrateur représente valablement ces derniers vis-à-vis des tiers et de toute administration. Ainsi, il représente l'assemblée en justice en qualité de demandeur ou de défendeur, même contre certains occupants de même qu'il peut agir, notamment conjointement ou non, avec un ou plusieurs de ces derniers, en vue de la sauvegarde des droits afférents à l'immeuble. En tant que gestionnaire des finances de l'assemblée, il est chargé du recouvrement des créances de la collectivité des copropriétaires et/ou occupants : l'administrateur est habilité à contraindre, par les voies légales chacun à l'exécution, quel que soit le motif invoqué, de ses obligations et, s'il le faut, en usant de la voie judiciaire du recouvrement forcé. En cas de vente d'un lot, l'administrateur peut faire opposition auprès du notaire et tout autre dépositaire des sommes revenant au cédant, pour obtenir le paiement des sommes dues à la collectivité des occupants. L'opposition doit être diligentée dans les huit (8) jours, à l'avis de la vente ou versement des fonds. Aucun paiement ou transfert amiable ou judiciaire de tout ou partie du prix n'est opposable à l'administrateur qui a fait opposition dans ce délai. Précisons enfin qu'en sa qualité de mandataire-gestionnaire, l'administrateur est tenu de rendre compte de sa gestion et tout spécialement de l'état des fonds qu'il a reçus, avancés ou dépensés pour le compte de la collectivité des copropriétaires et/ou occupants. En conséquence, il doit le faire annuellement en soumettant ses comptes à l'assemblée pour approbation dans un délai de trois (3) jours suivant la clôture de l'exercice. Et, à cette occasion, l'assemblée qui a approuvé les comptes, lui donne quitus de sa gestion. Sur sa propre responsabilité au titre de sa gestion, il l'assume personnellement et ne peut se faire substituer. Il est entendu que sa responsabilité ne pourra être recherchée en cas de vol, actions délictueuses ou criminelles commis dans l'immeuble.
