7- Assistance technique au démarrage : c'est réagir à la mise en production en interconnexion avec la supervision au démarrage, par un accompagnement technique pendant la phase d'intégration ou de bascule et soutien des utilisateurs durant la phase d'exploitation en permanence. 8-Maintenance préventive, curative et corrective : la garantie du bon fonctionnement s'attarde durant aune année, assurer l'évolution des interfaces en disponibilité des supports et la mise à jour corrective et préventive des modules selon les besoins pressants. 9-Documentation : il s'agit de fournir une documentation technique portant architecture, paramétrage, le code source si applicable, un manuel d'utilisation pour chaque module et procédures d'administration système Quelles sont les spécifications techniques exigées ? 1-la solution ERP à mettre en œuvre devra : être modulaire, évolutive avec interface web responsive accessible sur le microordinateur, sur tablette et mobile ; offrir une gestion multi-utilisateurs avec contrôle des accès par profils et rôles ; assurer une interopérabilité avec les sous systèmes existants via les connecteurs ; reposer sur une base de données centralisée et sécurisée ; intégrer les mécanismes de sécurité avec authentification, journalisation et chiffrement ; fournir une console d'administration complète avec un paramétrage des processus ; intégrer des outils de reporting et tableaux de bord dynamiques ; être performante stable et adaptée à un nombre d'utilisateurs simultanés ; être maniable à maintenir et à faire évolué et enfin proposer une interface de reconnaissance des caractères en langues: arable, français et anglais à marque ergonomique et accessible. 2-Les serveurs : la désignation porte sur le type en rack ou tours ; son processus contient au minimum deux processeurs Intel xeon ; avec une mémoire de stockage de 128 go Ram extensible ; offre un stockage interne en Ssd de 1 to et Hdd de 4 to configurés en raid 5 ou 10 en redondance dont la connectivité en 4 quatre ports ethernet gigabits au dimensionnement rapide sur un système d'exploitation établi sur Windows server dernière version en cours de validité ; la marque de serveur exprimée reconnue avec support technique certifié et pièces de rechange disponible localement. 3-Baile de stockage : Elle se résume en capacités initiales mesurant 50 to extensible en fonction de l'évolution des besoins ; les disques en combinaison Ssd pour les performances et Hdd pour le stockage de masse ; connectivité illustrée par des interfaces de connexion de type fibre channel fc ou iscsi offrant des débits élevés et une faible latence compatible avec l'infrastructure réseau et serveur existants ; une redondance appuyée par une baie équipée de contrôleurs redondants , une alimentation et ventilation également redondantes assurant une tolérance aux pannes et une haute disponibilité du système ; la sécurité des données : mise en œuvre de configuration raid pour assurer la redondance et la protection des données en cas de défaillance du disque dur en place. Les switch contenant au minimum 24 ports Rj45 gigabit ethernet 10,100 et 1000 mbps et 4 ports en sfp et en fibre optique. Le périmètre fonctionnel : L'ERP en place doit couvrir les périmètres fonctionnels avec un haut niveau d'autonomie et d'intégration pour chaque module. A rappeler qu'à la phase étude, l'objectif escompté fut d'identifier, d'analyser et de formaliser l'ensemble des exigences complémentaires afin de garantir une couverture adaptée aux besoins de l'organisme bénéficiaire. En somme, le périmètre fonctionnel du futur système doit couvrir les fonctions suivantes : la gestion des ressources humaines axée sur le recrutement, suivi de la fiche carrière, gestion des congés et évaluation des performances et ce dans l'optique d'une organisation interne optimale et renforcer la productivité des équipes illustrée par la centralisation des données du personnel à savoir fiches agents, stages, carrière, affectation, diplômes, absences, présences, sorties exceptionnelles et retard , la promotion, les mesures disciplinaires, générer des documents tels que certificats et attestation de travail et enfin suivre sur un tableau de bord des effectifs en conformité avec la masse salariale. La gestion achat et approvisionnement axée sur la planification, le contrôle des achats et relations avec l'environnement externe y compris les fournisseurs et de surcroît le système permet de formaliser les demandes d'achat et leurs validation selon le circuit prédéfini, d'émettre les bons de commandes et suivi des livraisons, gérer les relations avec les fournisseurs en contrat, le délai, le référencement, l' évaluation et suivi des engagements selon le budget alloué et enfin déclencher des alertes sur les réapprovisionnements en seuil nécessaire. La gestion de stock, ce module assure en temps réel des entrées et sorties et le niveau du stock en vue d'optimiser la rotation, éviter les ruptures et maîtriser les coûts de stockage, suivre l'inventaire physique, codifier les articles, intégration fonction achat à celle du patrimoine en cout qui permettra de déclencher les alertes sur le niveau critique du stock. La gestion du budget, comptabilité et analyse financière réglée en la prise en charge des opérations de comptabilité, le suivi budgétaire et la gestion de la trésorerie en garantissant la conformité réglementaire et la fiabilité des états financiers orientés vers la tenue de la comptabilité générale et analytique, suivre des engagements et dépenses, gérer le budget pluriannuel, suivre des immobilisations et amortissements, suivre l'édition des états comptables et financiers réglementaires, permet une intégration avec les modules ressources humaines, paie et achats. La gestion commerciale dirigée vers la facturation et suivi des clients illustrées par la gestion des bons de commandes commerciales, la production, la facturation et suivi de recouvrement. La gestion documentaire relevée par l'organisation, la prospection, la réception, la conformité des titres commandés, le prêt en interne qu'externe, le catalogage des livres, revues et articles, l'indexation et intégration d'un thesaurus et les abonnements pour booster la recherche multicritères par auteur, descripteurs et thématique et ce, pour satisfaire les utilisateurs par la diffusion de l'information en vrac et sur profil sous forme dématérialisée et à distance par accès aux bases de données, effectuer des statistiques d'usage du fonds documentaire et fréquentation des usagers, restriction ou contrôle d'accès, procéder à la dématérialisation et usage de la numérisation, avec une connexion au portail externe pour la recherche en ligne. La gestion collaborative, ce module fait référence à l'importance de la mise en place opérationnelle de l'ERP qui regroupera quasiment les fonctionnalités favorisant le travail d'équipe en simultanéité voire le partage des informations en communication interne, permettant de diversifier les échanges, centraliser les informations, renforcer la collaboration entre les équipes en place tout en garantissant une halte sécurité, garantir la traçabilité et confidentialité de la base de données de l'organisme bénéficiaire. Comme, elle permet de stocker et organiser les fichiers dans un espace Cloud sécurisée accessible via navigateur ou application dédiée, partager les documents en collaboration interne ou externe en définissant les liens, les mots de passe et dates de leur expiration ou des restrictions d'usage selon le profil, contrôler les droits d'accès aux fichiers et dossiers en lecture et écriture, opérer la modification et suppression selon les profils d'utilisateurs, synchroniser automatiquement les fichiers entre appareils pc ou Smartphones et tablettes en assurant la cohérence des données, éditer les documents en temps réel, conserver l'historicité des modifications avec possibilité de restaurer les versions antérieures, créer des groupes de travail collaboratifs en fonction des projets ouverts, gérer les utilisateurs avec la création et suppression des comptes via un annuaire interne, assurer la sécurité des données grâce au chiffrement, à l'hébergement et audit d'accès, disposer d'outils de communication intégrée tel que la messagerie interne Quels sont livrables attendus ? On attend que la solution ERP apparait en production de livrables composés de : 1-un cahier des spécifications fonctionnelles détaillées. Car, il s'agit d'un document décrivant précisément les fonctionnalités du système mis en place. 2- Un cahier de conception techniques, c'est un document brossant l'architecture technique, le choix technologique, exigences matériels, des logiciels et schémas sécurisés. 3- L'applicatif : formalisé sous forme de référencé en code source. 4- document d'installation et de déploiement : ce livrable touche les procédures de configuration, de sauvegarde, de restauration et de supervision. 5-un Guide d'utilisateur : cela se résume en manuel d'utilisation des ressources disponibles par profil avec capteur d'écran. 6- un plan de test et post-évaluation : il s'agit de procéder à la validation des fonctionnalités et définition des scénarios de dysfonctionnement par test et évaluation. Les garanties sur le fonctionnement de l'ERP ? Cette garantie se résume en la durée, la couverture et le temps de réponse quant au fonctionnement de la solution ERP. Si la durée est définie pour les études d'une période d'une année, les équipements sont pourvus d'une garantie de cinq 5 ans. La couverture se mesure au bon fonctionnement de la solution ERP en prévenant la correction des bugs, agir sur les mises à jour majeurs ainsi que l'amélioration des performances. Quant au temps de réponse, il se limite à la célérité de prise en charge des pannes ou problèmes critiques dans un temps limite suivant la notification, à défaut, la caution de garantie sera mise en œuvre. Exigence du service après vente : le partenaire demeura en position d'accompagnement de l'organisme bénéficiaire par sa présence et intervention en temps réel et agissement bénéfique. Pour cela, un contrat définissant les devoirs et droits de chacun est envisageable. Ce service après vente se résume à la disponibilité du partenaire en support technique et accessible en un laps du temps par téléphone, émail ou courrier au porteur ; maintenance curative, préventive et corrective, à ce niveau, il intervient sur la correction proactive des bugs et dysfonctionnements signalés, vérification régulière pour prévenir les problèmes potentiels et mise à jour du logiciel en cours de validité ; formation continue par la programmation de sessions de formation en direction du personnel par profil lorsque de nouvelles fonctionnalités surgissement et résonner meilleures pratiques ; documentation qui permettra une mise à jour de l'utilisation de l'outil ERP et enfin assistance aux utilisateurs par aide et conseil, assistance pour l'utilisation optimale du système d'information intégré y compris la gestion du changement et l'adaptation des processus métiers. En conclusion, la solution ERP n'est pas une sinécure. Elle nécessite la mobilisation des moyens tous azimuts allant du financement, des équipements et la charge intellectuelle d'adaptation à la résistance au changement. Résonnante et utile, elle permet une étroite collaboration entre les acteurs internes qu'externe en vue de booster la productivité des uns par rapport aux autres dans l'optique d'atteindre une performance de l'entité en question. En somme, la mobilisation des ressources y compris la modélisation des flux d'information axée sur les attributs de la communication ascendante et descendante avec la mise en place d'un data center illustré par des serveurs sécurisés permettant l'accès aux documents et informations aidant et servant à la bonne prise de décision au moment opportun dans un laps du temps et avec un moindre cout. Telle est l'économie de la solution novatrice ERP. (Suite et fin) Nadir Hama -DESS en Réglementation
