Les statuts d'une société en nom collectif d'une société en commandite simple, d'une société à responsabilité limitée peuvent prévoir que toutes les décisions ou certaines d'entre elles (sauf s'il en est disposé autrement par la loi) pourront être prises par consultation écrite. Un tel mode de relations avec les associés ne peut être envisagé dans les trois cas suivants : si les statuts ne le prévoient pas, si la convocation d'une assemblée est demandée par l'un des associés, si les associés doivent statuer sur le rapport de gestion de la gérance et les comptes sociaux. Il y a donc obligation de réunir effectivement l'assemblée lorsque la demande émane de : l'un des associés d'une société en nom collectif, quel que soit le nombre de parts dont il est propriétaire, un associé commandité, peu importe l'importance de sa participation au capital ou de commanditaires détenteurs du quart du capital dans le cas d'une société en commandite, simple. un ou plusieurs associés d'une SARL représentant au moins 1/4 en capital social. Les statuts ne peuvent déroger à ces exceptions qui résultent de la loi, précisément les articles 556, 563 bis 4 et 580 du code de commerce. La consultation par écrit n'est pas envisageable lorsqu'il s'agit pour les associés de se prononcer sur le rapport de gestion de la gérance et les comptes sociaux. Dans ce cas, il est normal que le recours à la consultation par écrit soit inopérant : il y a présentation de rapports et de comptes sociaux, de mise à disposition des participants d'un certain nombre de documents, le droit pour les associés de poser des questions, de demander des éclaircissements... Autant de raisons qui expliquent qu'en la matière une réunion est nécessaire. Une telle obligation résulte pour la SNC (et donc pour la SCS) et pour la SARL des articles 557 et 584 du code de commerce, tous deux rédigés en termes identiques : « Le rapport sur les opérations de l'exercice, l'inventaire, le compte de résultat et le bilan établi par les gérants sont soumis à l'approbation des associés réunis en assemblée dans le délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice. » A l'exception des trois exceptions susvisées, la consultation écrite, qui donne lieu à un vote par correspondance, est statutairement envisageable dans tous les cas, que les décisions soient de la compétence d'une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Ainsi, il peut être procédé, par exemple, à la nomination d'un nouveau gérant, fixation de sa rémunération ou encore transfert de siège social, de la modification de l'objet social, etc., le tout en prenant soin de veiller au strict respect des règles de majorité exigées par la loi et les statuts. Il va de soi que si, sur première consultation, la majorité requise n'apparaît pas du vote par correspondance, une dernière consultation devra être lancée : les décisions seront alors valablement prises à la majorité des votes émis, quelle que soit la portion du capital social exprimée. Les modalités pratiques du déroulement de la consultation écrite des associés sont habituellement précisées par les statuts. Il est généralement prévu : l'envoi par recommandé avec demande d'accusé de réception à tous les associés d'un dossier contenant : une lettre d'accompagnement mentionnant l'article des statuts autorisant la consultation écrite, le rapport du gérant auquel est joint le texte des résolutions soumises aux associés ainsi qu'un bulletin de vote sur lequel figure le texte des résolutions proposées, éventuellement une copie du rapport du commissaire aux comptes. La lettre d'accompagnement rappelle les conditions du vote à intervenir. Les associés doivent disposer d'un délai suffisant pour répondre, soit au minium quinze jours, à compter de l'envoi du dossier par le gérant : ce délai est généralement plus long en raison des retards occasionnés par le distribution du courrier postal. A la réception par le gérant des bulletins remplis, datés et signés, il est procédé par ce dernier à la rédaction d'un procès-verbal qui relate le déroulement de la consultation : reproduction des résolutions avec décompte des voix et mention de leur adoption ou de leur rejet, etc. Lorsque la consultation écrite n'a pas permis d'obtenir le quorum nécessaire, il en est fait mention dans le procès-verbal : il faudra alors recommencer la consultation en envoyant une seconde lettre, puis constater dans un deuxième procès-verbal le résultat des votes. A première réflexion, il est certain que la consultation par écrit des associés introduit une réelle souplesse et une facilité certaine dans les relations entre la gérance et les associés. Elle permet en outre d'éviter le recours aux assemblées générales fictives dites « sur papier » auxquelles il a été fait allusion dans les colonnes de ce même journal du 28 mars. Alors que manifestement elle présente des avantages appréciables, surtout pour les sociétés de faible et moyenne importance ou encore pour celles dont des associés résident trop loin du siège social, la formule est peu utilisée dans la pratique. L'une des raisons tient sans doute au fait que les statuts omettent souvent de prévoir cette possibilité. Un tel oubli peut s'expliquer par l'utilisation des formules de statuts-types et/ou encore le peu d'empressement que mettent certains rédacteurs à faire tout le travail pédagogique nécessaire à une bonne compréhension par les parties du contenu de leurs actes : ce que l'on appelle, ailleurs l'obligation de conseil qui s'impose aux professionnels du droit. Pour les sociétés de capitaux (société par actions et société en commandite par actions), notre législation ne prévoit pas la faculté de consulter par écrit les actionnaires, ni le vote par correspondance à l'occasion de la tenue des assemblées générales. En droit français, il est permis aux actionnaires convoqués pour assister à une assemblée générale de se prononcer par correspondance sur les résolutions proposées. A cet effet, la société doit annexer à la formule de procuration jointe à la lettre de convocation un formulaire de vote par correspondance que l'actionnaire est tenu de renvoyer avant la tenue de l'assemblée générale. En outre, si les statuts le prévoient, un actionnaire est réputé présent s'il participe à l'assemblée par visioconférence ou par moyen de télécommunication permettant son identification, auxquels cas son vote est alors pris en considération. Puisse la révision en cours de notre code de commerce prendre en considération les différents aspects de la modernité découlant de l'évolution galopante de la technologie.
