هذا هو سبب قلة إنتاجيتك وإليك حلولاً لمعالجتها

في عالم اليوم سريع الخطى تعتبر الإنتاجية عنصرا حاسما في قياس الأداء في العمل. إلا أن هناك شيئاً مهماً يمكن أن يدمر مستوى إنتاجيتك: تعدد المهام.
ونقل موقع كير 2 المعني بالأمور الصحية والنفسية عن تود هيرمان المدرب المتخصص في مجال بلوغ قمة الأداء قوله إن تعدد المهام يؤدي إلى فقدان 15 إلى 20 من القوت الثمين.
يذكر أن تعدد_المهام هو في الواقع تسمية خاطئة إذ إنه لا يمكنك القيام بأكثر من مهمة واحدة في المرة الواحدة. وفي الواقع أنت تبدل بين المهام في سرعة عالية ملحوظة. وفي هذه العملية تفقد أعشارا من الثانية مما يؤدي لفقدان 40 من إنتاجيتك بنهاية اليوم.
و تبديل أو تعدد المهام المتكرر له جوانب سلبية لا تظهر مباشرةً عند أدائك المهام بل تتكشف تباعا ومنها:
o ارتكاب الأخطاء
عادة ما يكون الشخص عرضة للوقوع في المزيد من الأخطاء مع تبديل المهام والسبب هو الضغط المتزايد الذي يشعر به لتعويض الوقت الضائع.
o الشعور بالضغط الكبير
يقود تغيير المهام المتكرر المخ لأن يكون في حالة التشغيل/الإيقاف بصفة مستمرة. كما يواجه المرء بلا شك مستويات أعلى من التوتر عندما يقاطعه أحد عن إحدى مهماته وقد يصاب بالإحباط.
o إلحاق الضرر بالمخ
أظهرت الأبحاث الحديثة أن تعدد المهام يضر بالمخ بسبب خفض كثافة القشرة الحزامية الأمامية وهي المنطقة المسؤولة عن التعاطف والمشاعر والإدراك العام.
o إضعاف الذاكرة
كشفت إحدى الدراسات من جامعة كاليفورنيا أن الطلاب الذين تتعدد مهامهم لا يمكن أن يتذكروا المعلومات كغيرهم من الطلاب الذين لم تتعدد مهامهم. وأدى تبديل المهام إلى إبطاء تذكر الطلاب للمعلومات وترك بعضهم غير قادرين تماما على التذكر.
o تقليل معدل ذكاء
إذا كان الشخص يبدل المهام أو يعددها يمكنه أن يعاني انخفاضا في معدل ذكائه من 10 إلى 15 درجة وهذا آخر ما يود الشخص حدوثه عندما يريد أن ينجز مشروعا مهما للعمل أو المدرسة.
o التفكير الضحل
إحدى أضرار تبديل المهام هي أنه يخلق مجتمعا من أصحاب الفكر الضحل حيث إنه إذا قام الشخص بالتبديل بين المهام كل 5 أو 10 أو 15 دقيقة فهو إذن لا يفكر بعمق حول أي موضوع بعينه. ويتعذر عليه الوصول إلى الأداء المتميز.
كيفية إيقاف الأضرار السلبية لتبديل المهام
إذا لم يكن المرء قادراً على التوقف عن تبديل المهام عليه إذن اتباع بعض الأفكار لتحفيزه على الحد من مقدار الوقت الذي يهدر بسبب التبديل حتى يتمكن من زيادة إنتاجيته. وهذه بعض القواعد التي يمكن اتباعها:
o استخدام الوقت المركز
الوقت المركز يساعد الشخص على إنجاز_مهمة واحدة في كتلة زمنية واحدة لذا يجب عليه أن يضع جانبا أي إلهاء أو مقاطعة.
o القيام بالعمل على دفعات
على المرء تخصيص وقت في الصباح أو بعد الظهر أو في المساء للقيام بالمهام التي من المرجح أن تقطع عليه استغراقه في أداء مهمة العمل الواحدة التي يود إنجازها. مثلاً: عليه أن يخصص وقتا مركزا للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية أو الاطلاع على وسائل التواصل الاجتماعي.
o تدوين الملاحظات
في بعض الأحيان وأثناء العمل على مهمة واحدة قد تطرأ فكرة أو إلهام لمهمة أخرى. هنا على الشخص الإمساك بمفكرة يدون فيها على وجه السرعة ما يطرأ له من أفكار. وهذا يحفظ له صفاء عقله ويمنعه من مقاطعة عمله الحالي لمتابعة أية فكرة جديدة.
o استخدام التكنولوجيا
في هذه الأيام هناك الكثير من التطبيقات للمساعدة في تجنب أي إلهاء. تحد هذه الأدوات من الوقت الضائع مع وسائل التواصل الاجتماعي وتحافظ على الالتزام بأداء المهام.
o البقاء في حالة استعداد
إذا كان محتما على الشخص تبديل المهام عليه أن يمنح نفسه الوقت للاستعداد والتحضُّر مقدما لهذا الأمر. فإذا كان الشخص يعمل في بيئة تتطلب التبديل المتكرر فإن تحضير مخه للتبديل يساعد على تقليل الوقت الذي يقتضيه التبديل.