مهارات بناء فريق العمل الفعال

مفهوم فريق العمل
هو مجموعه من الأفراد لها هدف مشترك تمتلك مهارات مختلفه يكمل بعضها البعض لإنجاز الهدف المشترك لأفراد الفريق.
تعريف عملية بناء الفريق
§ هي عملية إدارية وتنظيمية تخلق من جماعة العمل وحدة متجانسة، متماسكة، متفاعلة وفعالة.
§ هي عملية مخططة تستهدف تكوين جماعة مندمجة ملتزمة قادرة علي أداء مهام معينة وتحقيق أهداف محددة من خلال أنشطة متعاونة و متفاعلة.
§ هي عملية تستهدف تحسين فاعلية جماعة العمل من خلال أسلوب العمل، وعلاقات الأعضاء ببعضهم، ودور القائد تجاه الفريق.
أسباب استخدام الفريق
- وجود مهام ذات طبيعة خاصة تستدعي وجود فريق بخبرات متعددة
- قصور الجماعة في تحقيق المهام المطلوبة.
- وجود مشكلات يعجز الفرد الواحد أو التنظيم الإداري عن حلها.
- وجود فرص جديدة يمكن اقتناصها.
- احتياج المنظمة إلى أفكار جديدة.
- وجود تحديات و مخاطر تواجه المنظمة.
- وجود مشكلات في السلوك التنظيمي أو الاجتماعي.
إن بناء الفريق هو أحد الأساليب الفعالة للحصول علي أداء أفضل، وإنجاز أسرع، و علاقات إنسانية أعمق، إلا انه ليس الحل السحري للمشكلات
شروط تكوين فريق العمل
1. أن يكون بناء الفريق نابعا من رضاء العاملين و اقتناعهم ورغبتهم وليس بقرار مفروض من الإدارة.
2. أن يكون هناك سبباً قوياً لتكوين الفريق.
3. أن تكون العلاقة بين أعضاء الفريق اعتمادية تبادلية.
4. أن يتساوي الأعضاء في أهميتهم داخل الفريق.
5. أن يتفهم الأعضاء أدوارهم و أدوار الآخرين.
6. أن يتوفر لدي القائد و الأفراد الرغبة الأكيدة في إنجاح مهام الفريق.
7. توافر حد معقول من الثقة و الارتباط و الاحترام والرغبة في التعاون والقدرة علي تحمل الآخرين وتقبل اختلاف وجهات النظر.
مقومات بناء الفريق
هناك ثلاثة عناصر تؤثر علي بناء الفريق وتحدد درجة فاعليته: العنصر الفني،العنصر الإنساني والعنصر البيئي.
العنصر الفني:
ويقصد به نوع المهمة المطلوب إنجازها، مدي صعوبتها، المعلومات المتاحة، الأساليب المختلفة لتحقيقها، والأدوات والأجهزة اللازمة لإنجازها.
العنصر الإنساني:
وهو يتمثل في القائد و أعضاء الفريق.
العنصر البيئي:
وهو يتمثل في البيئة التنظيمية و البيئة الاجتماعية.
قائد الفريق:
1. هو المسئول عن تحقيق التنسيق و التكامل و التفاعل بين أعضاء الفريق.
2. يكون بينه و بين الأعضاء قدر كبير من الثقة و الاحترام و التعاون.
3. يكون مقتنعا بأهداف الفريق مخلصا في تحقيقها، جادا في قيادة الأعضاء للوصول إليها.
4. يجب أن تتوفر فيه شخصية ناضجة، وخبرة عملية مناسبة.
5. يعمل القائد مستشارا للفريق، يقوم بتسهيل مهمة الأعضاء، وترسيخ القيم و القواعد السلوكية، وتوجيه و تعليم الأعضاء، وتقديم النصح و المشورة.
أعضاء الفريق:
تؤثر النقاط السلوكية الآتية علي نجاح الفريق:
- عدد الأعضاء وخبراتهم ومهنهم ومكانتهم في التنظيم الأساسي للمنظمة.
- القيم السائدة بينهم، ودرجة الانتماء والولاء للفريق.
- قدرتهم علي العمل الجماعي، ومدي استعدادهم للتعاون.
- مهارات الاتصال وعلاقاتهم الاجتماعية.
- الروح المعنوية والمشاعر والاتجاهات.
- الدوافع المتنوعة لدي الأفراد ومدي إشباعها.
البيئة التنظيمية:
- المنظمة التي ينتمي إليها الأفراد: أهدافها، رسالتها خططها، ومواردها.
- تركيب الإدارة العليا، وفلسفتها، و سياساتها.
- نظم الحوافز و تقييم الأداء، والتدريب، و فرص النمو.
البيئة الاجتماعية:
· المؤثرات الاقتصادية والاجتماعية لبيئة المنظمة والفريق.
· يلاحظ أن البيئة الاجتماعية تكون أكبر تأثيرا علي الفريق، لأن عادات المجتمع و أعرافه تتغلغل في اتجاهات و سلوكيات الأفراد.
شروط نجاح الفريق
نستخلص من كل ما سبق الشروط الآتية لنجاح الفريق:
- أن يتولي القائد التخطيط بمشاركة الأعضاء، وتنسيق الجهود بينهم.
- أن يكون الأعضاء علي علم بالمهام المطلوبة، واقتناع بأهميتها، وقدرتهم علي تحقيقها.
- أن تتوافر لديهم المهارات اللازمة لأدائها.
- أن تتوفر الرغبة في التعاون لتحقيق الهدف، والالتزام بتقديم المساهمات لباقي الأعضاء.
- أن تتوفر اتصالات مفتوحة ومعلومات متاحة للجميع.
- أن يتوفر بين الأعضاء الثقة والاحترام والمساندة، والرغبة في إذابة الاختلافات.
- أن يتوفر نظام فعال للثواب والعقاب " المادي و المعنوي"
مراحل بناء الفريق
تمر عملية بناء الفريق بخمسة مراحل أساسية: مرحلة التكوين، مرحلة الصراع، مرحلة وضع القواعد، مرحلة الأداء، مرحلة الإنهاء.
1. مرحلة التكوين
هي أولي خطوات التحول من الفردية إلى الجماعية، حيث يتحول الفرد من كونه فردا إلى عضو، ومن كونه وحيدا إلى كونه متفاعلا، ومن كونه مستقلا إلى مشارك.
- وهي مرحلة اختبار يكتشف فيها الفرد العلاقات الملائمة مع أعضاء الفريق، ويكتشف فيها البيئة النفسية و الاجتماعية للفريق.
- يسود في هذه المرحلة خليط من الشعور بالفرح بعضويته في جماعة، والتفاؤل بالقدرة علي النجاح، و التوقع للنتائج الممكنة، و الفخر لاختياره، والقلق و الخوف من الفشل، و الشك في المهمة و في باقي الفريق، و التشوق تجاه الفريق.
- ويبدي الأعضاء في هذه المرحلة سلوكا يكون خليطا من الأدب و المجاملة، والتعامل الرسمي مع الآخرين، محاولة فهم المهمة المطلوبة، التعرف علي طرق الإنجاز، التعرف علي السلوكيات المقبولة و المرفوضة، البحث عن مصادر للمعلومات، ومحاولة التعرف علي المشكلات المحتملة و وطرق مواجهتها، الشكوى من الصعوبات المتوقعة سواء أكانت حقيقية أم وهمية، بعض الضيق و التبرم، و التردد والإحجام.
- لدعم الأفراد في هذه المرحلة يمكن التهيئة المبدئية و التمهيد و تقديم المعلومات لتوضيح رسالة الفريق، و أهدافه، و المهمة المطلوبة، ومعايير النجاح، إبراز السلوك المرغوب و المرفوض، وتدريب الأعضاء علي أداء المهام مع التركيز علي المهارات التي تنقصهم.
2. مرحلة الصراع
هي أصعب المراحل في بناء الفريق، حيث يبحث فيها كل عضو عن مكانه ومكانته، وتبدو فيها الأهداف صعبة أو غير قابلة للإنجاز، وقد ينفذ فيها صبر الأعضاء، فيجادلون، ويثورون، ويعترضون، ويقاومون، وينشأ النزاع بينهم، وقد يترك بعضهم الفريق، وقد ينحشر الفريق في هذه المرحلة ولا يحقق أي إنجازات.
- يسود في هذه المرحلة شعور بتضارب وجهات النظر، والمقاومة والرفض، والحيرة، وعدم القدرة علي التفكير السليم، وقد يشعرون بالارتياح عند وجود طاقة أمل في النجاح.
- ويبدي الأعضاء في هذه المرحلة سلوكا يتسم بالجدال والمناقشة والتحدي، والتنافس والصراع، واستخدام وسائل الدفاع السيكولوجية من إسقاط، وتبرير، وانسحاب، وهجوم، وأحلام يقظة، كما يبدءون في التشكيك في الأهداف والمهام، ويميل بعضهم إلى الثورة وفقدان السيطرة علي الأعصاب، والدفاع الشديد عن وجهة النظر الشخصية.
- يمكن مساعدة الفريق في هذه المرحلة بالتوضيح وتقديم المعلومات، والتحفيز وتأكيد قدراتهم علي أداء المهمة، وتوضيح أمثلة لمهام مماثلة وكيف تم إنجازها، وكذلك استخدام أساليب حل النزاع من توفيق، تحاشي، تنازل، تكيف، تعاون ومشاركة.
3. مرحلة وضع القواعد
بعد انقضاء مرحلة الصراع، تبدأ مرحلة قبول الأعضاء لبعضهم بعضا، و للأدوار التي سيلعبونها، وللفريق ككل. تتميز هذه المرحلة بانخفاض حدة النزاع، و بدء التعاون، ثم تزايده تدريجيا. وهي مرحلة وسيطة تمهد للمرحلة التالية و هي مرحلة أداء المهام، لذلك يجب ألا تطول هذه المرحلة أو يتوقف فيها الفريق، ولكن يبدأ التعاون الفعلي و الاتفاق بين الأعضاء للوصول إلى الهدف المشترك. وفي هذه المرحلة يتم وضع القواعد للعلاقات و المعاملات بين أعضاء الفريق، ليصبح الهدف هو الرباط أو العقد غير المكتوب الذي يجمع الفريق.
- يكون شعور الأفراد في هذه المرحلة هو تقبل العضوية في الفريق، قبول الهدف المشترك، الراحة النفسية لحل النزاعات، والالتزام و العزم علي التعاون و المشاركة.
- ويكون سلوكهم في هذه المرحلة هو العمل علي تسوية لخلافات، تبادل المعلومات، الصراحة و التعبير عن المشاعر، وتكون العلاقات الاجتماعية والشخصية مرحة ومسترخية.
- ويمكن مساعدة الفريق بتشجيع المشاركة بين الأفراد، و تنمية الالتزام الذاتي و الشعور بالمسئولية، و التأكد من وضوح الأهداف، وإعطاء المعلومات اللازمة، وبدء عمل خطط وجداول العمل، وتوفير التدريب اللازم.
4. مرحلة الأداء
هنا يبدأ الأعضاء في القيام بأدوارهم، ويمارسون تخصصاتهم المهنية أو الوظيفية، كل في مجاله، ويمارسون علاقات التعاون و الترابط، و يتعرف كل عضو علي دوره وتوقعات الآخرين، ويتفهم كل عضو نواحي القوة و الضعف لديه و لدي الآخرين، ويفكر أعضاء الفريق في طرق الإنجاز و زيادة الفاعلية، ويمارس القائد دوره كموجه ومدرب وناصح، ويساعد الأعضاء علي تقييم أداءهم.
- ويسود الشعور بالرضا، حيث تبدأ خطوات التقدم و نتائجه في الظهور، والشعور بالثقة بالآخرين، حيث تكون الأمور قد استقرت و تعرف الأعضاء علي بعضهم البعض، وكذلك الثقة بالنفس، وتنمو الرغبة في أداء الدور المطلوب للوصول إلى الشعور بالإنجاز و تحقيق الذات.
- ويتسم سلوك أفراد الفريق بالتعاون، و القدرة علي التنبؤ بالمشكلات، و الرغبة في تفاديها أو علاجها، وتحمل المخاطرة من أجل تحقيق الهدف، والانغماس في الفريق.
- ويمكن مساعدة الفريق أيضا بالتوجيه و التدريب و التشجيع و المؤازرة.
5. مرحلة الإنهاء
تحدث في حالة الفريق الذي يتكون لأداء مهمة معينة ينتهي دوره بانتهائها، مثل إدخال تغيير معين، أو الإعداد أو تنفيذ مشروع ما. وقد نجح الفريق في مهمته أو يفشل، ويكون علي القائد أن يدرس مع الفريق العوامل التي أدت للنجاح أو الفشل، و الدروس المستفادة، وكيفية عرض النتائج علي الآخرين، و التقييم الكلي للتجربة.
- ويكون شعور الأفراد في حالة النجاح الفخر والبهجة و المرح و الاعتزاز والحزن لانفضاض الفريق، بينما في حالة الفشل يكون الشعور بالإحباط و الغضب والإحساس بالعجز وربما الحزن لانفضاض الفريق.
- يتسم سلوك الأفراد في حالة النجاح بالشكر و التقدير بين القائد و الأعضاء بعضهم بعضا، و التكاسل عن إجراءات انقضاض الفريق، وفي حالة الفشل يكون استخدام وسائل الدفاع السيكولوجية من إسقاط، وتبرير، وانسحاب، وهجوم، وأحلام يقظة.
مزايا وعيوب فرق العمل
ان فرق العمل مثلها مثل اى شكل من أشكال العمل الجماعي لها عدد كبير من المزايا وان كانت لا تخلو من بعض العيوب
أولاً مزايا فرق العمل:
أ – يساعد اعتماد مفهوم فرق العمل علي ترسيخ مفاهيم العمل الجماعي وادراك عنصر التنظيم كعنصر
هام في انجازه بالكثير من المزايا والتي يمكن تلخيصها فيما يلي :
- خلق بيئة عالية التحفيز ومناخ مناسب للعمل
- الإحساس المشترك بالمسئولية تجاه المهام المطلوب انجازها
- استجابة أسرع للتغيرات الطارئة في بيئة العمل
- تقليل الاعتماد على الوصف الوظيفي
- تفويض فعال للمهام المطلوبة مع زيادة فى مرونة الأداء.
- التزام تام بالعمل المطلوب انجازه من كل عضو مع المحافظة علي القيم المساندة.
- تحسين مستوى ونوعية القرارات.
- زيادة فاعليه الاتصالات بين الأعضاء.
- تحسين مستوى مهارات الأعضاء.
ب- عيوب فرق العمل :
- قد تخرج أحيانا عن السيطرة وتبدو عليها مظاهر الفوضى وعدم الانضباط
- تحتاج وقت طويل حتى تحقق نتائج ملموسة.
احذر !!!!
! عدم الإفراط في المديح أو الدعاية: أعط الثقة لمن يستحقها، ولكن احذر أن تبدو كمن يستغل الفريق للوصول إلى مجد شخصي. دع الآخرين يعرفون ما يقوم به الفريق وما تم إنجازه بالفعل.